Acme Widgets Inc. est en activité depuis plus de 10 ans et a échangé des courriels avec des milliers de clients et de fournisseurs. Les e-mails sont soigneusement archivés dans Gmail, mais la plupart des adresses e-mail ne sont pas stockées dans Google Contacts. L’entreprise déménage maintenant et doit informer tout le monde par e-mail du déménagement.
La grande tâche qui nous attend est d’extraire toutes ces adresses e-mail de la boîte aux lettres Gmail et de les télécharger dans un format, comme CSV, qui peut être facilement importé dans le carnet d’adresses de Google ou dans un service de liste de diffusion comme MailChimp.
Présentation d’Email Address Extractor, un module complémentaire de Google qui passe au crible tous les e-mails de votre compte Gmail, extrait les adresses e-mail et les enregistre dans une feuille de calcul Google. Cela fonctionne pour les comptes Gmail et Google Apps.
L’extracteur peut extraire les adresses e-mail d’un dossier Gmail particulier (étiquette) ou de la boîte aux lettres entière. Vous pouvez choisir d’extraire les emails de l’expéditeur, du ou des destinataires et de ceux de la liste CC. Le module complémentaire peut également analyser le sujet et le corps du message de l’e-mail à la recherche d’adresses e-mail. Ceci est utile pour extraire les adresses d’expéditeurs génériques, comme les e-mails PayPal ou les formulaires de contact, où les adresses e-mail sont contenues dans le corps du message.
Vous pouvez suivre le guide étape par étape ou regarder le didacticiel vidéo sur YouTube (téléchargement) pour commencer :
- Installez le module complémentaire Gmail Extractor et accordez les autorisations nécessaires. Le module complémentaire doit accéder à votre Gmail ainsi qu’à Google Drive pour enregistrer la liste de diffusion dans une feuille de calcul Google.
- Accédez au menu des modules complémentaires dans la feuille de calcul Google, choisissez Extraire l’adresse e-mail et cliquez sur Démarrer pour lancer le module complémentaire d’extraction.
- Spécifiez les critères de recherche et tous les e-mails correspondant à la règle seront analysés par l’extracteur. Vous pouvez utiliser n’importe lequel des opérateurs de recherche Gmail pour filtrer les messages.
- Sélectionnez ensuite les champs (à, depuis, cc, bcc) qui doivent être analysés pour extraire les e-mails (capture d’écran). Le module complémentaire peut également extraire les noms de l’expéditeur et des destinataires s’ils sont disponibles dans l’en-tête du message.
Cliquez sur le bouton « Démarrer » et l’extracteur commencera à extraire les e-mails dans la feuille de calcul. L’ensemble du processus peut prendre un certain temps en fonction de la taille de votre boîte aux lettres Gmail.
La feuille Google doit rester ouverte et l’ordinateur doit être en ligne pendant l’extraction. Si la connexion est perdue ou si le processus d’extraction est interrompu pour une raison quelconque, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton « Reprendre » et l’extracteur reprendra là où il s’était arrêté plus tôt.
Si vous revenez à Gmail, vous trouverez une nouvelle étiquette appelée Extrait. Cela permet de garder une trace des e-mails qui ont été traités et peut supprimer cette étiquette en toute sécurité une fois que toutes les adresses e-mail ont été analysées et extraites.
La feuille de calcul Google créée par le module complémentaire Email Extractor comporte deux feuilles : Tous les e-mails et les e-mails uniques. La première feuille comprend tous les e-mails trouvés dans votre compte Gmail tandis que la deuxième feuille est une liste nettoyée sans aucun e-mail en double. C’est la feuille que vous devez utiliser pour constituer votre carnet d’adresses.
La version gratuite du module complémentaire est complète, mais elle n’extrait que les adresses de 500 fils de discussion maximum (un fil de discussion contient plusieurs messages électroniques). La version premium (lien) n’impose aucune restriction de ce type et vous donne droit à 90 jours d’assistance gratuite.
En interne, il s’agit d’un script Google qui utilise la magie des expressions régulières pour extraire les adresses e-mail de Gmail. Les adresses e-mail extraites sont enregistrées dans une feuille de calcul Google qui peut être utilisée comme entrée pour l’envoi de messages électroniques personnalisés via Gmail Mail Merge.
Voir aussi : Programmer des e-mails dans Gmail pour les envoyer plus tard