Combien de temps consacrez-vous chaque jour à gérer vos e-mails ? 30 minutes ou peut-être quelques heures ?
Même si les emails sont destinés à faciliter la communication, je soupçonne que cela devient parfois contre-productif car nous passons énormément de temps à gérer notre boîte de réception ! Par exemple, pensez à ces cas :
- Continuez-vous parfois à cliquer sur votre boîte de réception, même si vous venez de la consulter il y a seulement 5 minutes ?
- Passez-vous quotidiennement beaucoup de temps à gérer vos e-mails, comme rechercher des courriers antérieurs, trier, organiser et supprimer d’anciens courriers ?
- Faites-vous souvent des e-mails votre priorité plutôt que de faire avancer les choses ?
- Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps dans votre boîte de réception que dans votre travail ?
En fin de compte, un e-mail n’est qu’un outil pour accomplir vos tâches. Voici quelques conseils pour améliorer votre gestion des e-mails :
13 conseils pour améliorer votre gestion des e-mails
1. Traitez votre courrier une fois par jour
Selon une enquête menée par Adobe, ils ont constaté que les travailleurs américains passent au total 5 heures de leur journée à consulter leurs e-mails, tant personnels que professionnels.
L’experte organisationnelle préférée d’Oprah est une femme appelée Julie Morgenstern, auteur de Ne consultez jamais vos e-mails le matin : et autres stratégies inattendues pour que votre vie professionnelle se déroule bien.
Selon Morgenstern, vérifier vos e-mails dès que vous arrivez au bureau chaque matin est problématique car cela peut créer un faux sentiment d’accomplissement. Vous répondez à 40 emails et vous avez l’impression d’avoir fait beaucoup de travail, mais en réalité, vous avez probablement encore des tas de paperasse, de réunions et d’appels téléphoniques à passer. Répondre aux e-mails est essentiel pour faire votre travail, mais ce n’est pas toujours quelque chose qui rapporte activement de l’argent pour vous ou votre entreprise.
Même si je vérifie mon courrier plusieurs fois par jour juste pour être au courant (au cas où quelque chose de bizarre se passerait, comme une panne de mon site Web ou s’il y a une demande urgente), je ne les traite pas tout de suite. Je ne le fais qu’une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir.
Ce qu’il faut faire:
Prévoyez un créneau horaire quotidien pour traiter vos e-mails. Si vous ne terminez pas dans le créneau horaire, continuez le lendemain. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber le reste.
Si vous occupez un poste de travail où vous recevez de nombreux e-mails urgents, vous pouvez toujours mettre cela en pratique. Le but n’est pas de laisser le courrier électronique envahir votre vie. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un outil pour vous aider à faire votre travail, pas le travail lui-même.
2. Donnez la priorité à 20 % des e-mails ; Reporter 80 %
Tous les e-mails ne sont pas identiques. J’aime la règle des 80/20 car elle s’applique à tous les domaines de notre vie, y compris les e-mails. La règle des 80/20 est l’idée selon laquelle 20 % des intrants sont responsables de 80 % des extrants dans n’importe quelle situation. Par conséquent, pour être efficaces, nous devrions nous concentrer sur 20 % des intrants qui conduisent à 80 % des extrants. De même, nous devrions nous concentrer sur 20 % des e-mails de grande valeur qui génèrent un rendement maximal.
Mes 20 % d’e-mails sont ceux qui me donnent la prochaine avancée dans mon travail. Il peut s’agir de demandes médiatiques, de spots d’interview, d’opportunités de réseautage, de pistes commerciales, d’opportunités de prise de parole et d’autres éléments qui mènent à mes objectifs commerciaux de 20 %. Mes 20 % d’e-mails incluent également des personnes qui ont investi dans mon travail, comme mes clients de coaching 1-1, mes allocutions et les lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. Enfin et surtout, les correspondances avec mes bons amis tombent également ici.
Tout le reste va dans le courrier à 80%.
Ce qu’il faut faire:
Pour les 20 % d’emails, accordez-leur une priorité significative. Je leur réponds généralement immédiatement (surtout s’ils respectent la règle de la minute au point 9) ; sinon, j’y arriverai dans 1 à 3 jours. Pour 80% des mails, je mets plus de temps à répondre, parfois même pas de réponse (voir point n°4).
3. Ayez un dossier « Réponse avant XX jour »
Classez le courrier nécessitant votre réponse dans un dossier « Réponse avant XX jour », où XX est le jour de la semaine.
Ce qu’il faut faire:
Fixez trois jours par semaine pour répondre aux e-mails. Je réponds les mardi, jeudi et samedi. De cette façon, je ne suis pas obligé de répondre immédiatement chaque fois que je reçois le courrier. Je le lis, le reconnais mentalement et y réfléchis jusqu’à ce qu’il soit temps de répondre (en moyenne 3 à 8 jours après la réception du courrier).
4. Sachez que vous n’avez pas besoin de répondre à chaque e-mail
Malgré ce que vous pensez, vous n’êtes pas obligé de répondre à chaque mail. Parfois, l’absence de réponse après un certain délai peut également être considérée comme une réponse en soi.
Je reçois un volume élevé de courriers de lecteurs et, pendant un certain temps, je répondais à chaque courrier entrant. Cela ne m’a rien apporté. Je passais toute la journée à répondre au courrier et, à la fin de la journée, j’étais épuisé, incapable de faire un vrai travail. Et ce qui est intéressant, c’est que presque tous les courriers auxquels je réponds ne reçoivent jamais de réponse d’aucune sorte (pas même un accusé de réception ou un remerciement), même lorsque je poste des questions de suivi pour les aider davantage.
Je soupçonne que la moitié du courrier n’est pas lue et que l’autre moitié est constituée d’e-mails que les gens envoient de manière impulsive, et les réponses n’ont pas vraiment d’importance. Quoi qu’il en soit, j’ai réalisé qu’il est beaucoup plus efficace d’utiliser le temps sur des tâches à plus grande valeur, comme travailler sur des produits de grande valeur et riches en contenu, soutenir mes clients en coaching 1-1, de nouveaux projets et rédiger de nouveaux articles.
Ce qu’il faut faire:
Ne vous inquiétez pas trop de répondre à chaque courrier. Répondez si cela peut vous aider, mais si les coûts liés à la réponse ne dépassent pas les avantages, cela ne vaut peut-être pas la peine de s’en inquiéter. Laissez faire, et les choses s’arrangeront avec le temps.
5. Créez des modèles de réponses si vous envoyez souvent des réponses similaires
Si vous parcourez votre dossier envoyé, vous découvrirez probablement une tendance dans les éléments auxquels vous répondez. Le courrier que je reçois sur mon site peut généralement être classé dans l’une des rares catégories :
- Commentaires/mail de remerciement
- Entraînement 1-1
- Demandes de critiques de livres/produits
- Enquêtes orales
- Autre
Pour les points un et deux, j’utilise des modèles que j’ai rédigés au préalable et que j’utilise dans mes réponses. Au fur et à mesure que je réponds, je les personnaliserais en conséquence pour répondre aux besoins du courrier d’origine. Cela m’a fait gagner énormément de temps par rapport au passé, où je tapais des e-mails à partir de zéro.
Ce qu’il faut faire:
Parcourez vos réponses par e-mail et composez différents modèles pour les rendre facilement accessibles.
6. Lisez uniquement les e-mails pertinents
Je m’abonne à plusieurs newsletters, notamment sur le fitness, l’entraide, les blogs et les affaires, mais je ne lis pas tous les e-mails qu’ils envoient. Je ne les supprime pas non plus car je sais qu’ils contiennent des informations précieuses. Au lieu de cela, j’ai configuré Gmail pour les archiver automatiquement dans différentes étiquettes (dossiers).
Les e-mails du blog sont archivés dans le dossier des blogs ; les e-mails de remise en forme sont archivés dans le dossier Santé et remise en forme, etc. Pour l’instant, j’ai environ 30 dossiers. Je ne les lis que lorsque je souhaite obtenir plus d’informations sur le sujet.
Ce qu’il faut faire:
Vous n’avez pas besoin de lire chaque courrier qui vous arrive. Choisissez ce qui vous intéresse.
7. Structurez vos e-mails en catégories
Les dossiers (ou étiquettes, si vous utilisez Gmail) sont là pour vous aider à organiser vos e-mails. Tout d’abord, utilisez un système de dénomination pertinent pour ce que vous faites. Si vos plus grandes priorités sont maintenant d’écrire un livre et de perdre du poids, nommez vos dossiers ainsi. Deuxièmement, utilisez une structure hiérarchique.
Ce qu’il faut faire:
Les dossiers de premier niveau sont destinés aux grandes catégories, et les dossiers de deuxième niveau sont destinés aux sous-catégories, et ainsi de suite. Par exemple, j’ai « Admin » comme dossier de premier niveau et « Sauvegarde », « Comptabilité », « Comptes », etc. comme dossiers de deuxième niveau. Si besoin est, j’ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. Gmail dispose d’un module complémentaire qui vous permet d’utiliser différentes étiquettes de niveau (Paramètres > Labos > Étiquettes imbriquées).
L’utilisation de filtres (#8) pour organiser le courrier dans des dossiers fait automatiquement des merveilles.
8. Utiliser des filtres
Actuellement, mon Gmail dispose d’environ 20 filtres différents configurés pour différentes adresses e-mail, titres d’objet, corps de texte, etc. En fonction du filtre, le courrier sera automatiquement trié dans un dossier/archivé respectif. Cela minimise le nombre d’actions administratives que je dois effectuer.
Ce qu’il faut faire:
Les filtres sont des outils qui vous aident à trier automatiquement le courrier lorsqu’il arrive dans votre courrier. Deux éléments de base sont requis pour un filtre : le terme à rechercher et l’action à appliquer si le terme correspond.
9. Utilisez la règle de la minute lorsque vous répondez
Si la réponse prend une minute, répondez-y immédiatement et archivez-le. Ne le laissez pas rester longtemps dans votre boîte aux lettres. Cela demandera encore plus d’efforts, en le laissant planer dans votre esprit et en vous rappelant constamment que vous devez répondre.
Ce qu’il faut faire:
Respectez le délai d’une minute lorsque vous répondez, afin que cela ne prenne pas plus de temps que nécessaire. Cela m’aide à effacer de gros lots de courrier en peu de temps.
10. Fixez une limite de temps
Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps global que vous passez dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous vérifierez votre courrier, chronométrez-vous. Voyez combien de temps il vous faut pour traiter, lire, répondre et trier votre courrier. Demandez-vous ensuite quelle part de ce temps est bien dépensée. Il y a de fortes chances que la plupart de ces mesures n’aient absolument servi à rien.
Parfois, vous recevrez des e-mails d’une longueur alarmante. Pour ces e-mails, parcourez-les, voyez s’il y a quelque chose de pertinent pour vous, puis traitez-les en conséquence.
Ce qu’il faut faire:
Répondez si nécessaire (et utilisez la règle de la minute) ; archivez-le si vous ne prévoyez pas de répondre. Si vous comptez répondre, ne ressentez pas le besoin de revenir sur un long courrier simplement parce que la personne a écrit un long courrier. La dernière chose que vous souhaitez est un échange d’essais par courrier électronique, qui vous fera tomber par inadvertance dans un trou noir de courrier électronique. Connectez-vous à votre boîte de réception, faites ce dont vous avez besoin et sortez immédiatement.
Fixer des limites de temps pour les tâches nous permet de nous concentrer davantage sur la tâche et de mieux utiliser notre temps.
11. (Sans pitié) Désabonnez-vous des choses que vous ne lisez pas
Au cours de votre navigation sur le Web, vous vous inscrivez probablement à une bonne part de newsletters et de flux de manière impulsive, dont vous perdez tout intérêt par la suite. Si vous supprimez à plusieurs reprises le courrier de vos abonnements, c’est un signe que vous devez simplement vous désinscrire immédiatement.
Ce qu’il faut faire:
Fixez une heure désignée dans la semaine et parcourez votre boîte de réception avec l’intention de vous désabonner.
12. Utilisez les raccourcis clavier
Vous devriez faire de l’utilisation des raccourcis clavier votre habitude, du moins tant que vous travaillez dans le domaine des technologies de l’information. Ce faisant, vous gagnerez beaucoup de temps sur les e-mails et pourrez utiliser ce temps pour faire quelque chose de créatif.
Ce qu’il faut faire:
Si vous souhaitez rédiger un e-mail sans appuyer sur ce bouton de rédaction, appuyez simplement sur les touches de raccourci appropriées, ce qui devrait faire la magie.
13. Une messagerie instantanée vaut mieux qu’un e-mail
Vous pourriez dire que je ne suis pas professionnel en recommandant la messagerie instantanée (IM) au lieu des e-mails professionnels. Mais si l’envoi d’un message instantané peut vous éviter le casse-tête lié à l’envoi d’un long email, ne serait-ce pas préférable ?
Ce qu’il faut faire:
Si quelqu’un vous contacte pour vous demander un peu d’aide, un message instantané sera parfois plus approprié qu’un e-mail formel. Google dispose de cette fonctionnalité dans sa boîte e-mail.
Derniers mots
Faire défiler les e-mails peut prendre une grande partie de votre temps quotidiennement. Cependant, en essayant les conseils mentionnés ci-dessus, vous pouvez gérer efficacement vos e-mails, économiser le temps inutile que vous perdez à les parcourir et investir ce temps dans quelque chose de plus productif.
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