Alors que les technologies de communication continuent d’évoluer et qu’une jeune génération émerge sur le marché du travail actuel, de nombreux dirigeants sont confrontés à des délais de réponse retardés, voire inexistants, aux e-mails professionnels.
Selon une enquête de Wakefield Research menée en avril 2021, la lassitude face aux e-mails conduit environ 38 % des salariés à quitter leur emploi. Cela est particulièrement vrai pour les environnements de travail à distance où les employés gèrent souvent un niveau croissant d’e-mails, de messages et de réunions virtuelles, ce qui entraîne souvent des niveaux accrus d’épuisement professionnel et d’insatisfaction au travail.
Le courrier électronique est un moyen essentiel de communication entre les dirigeants et les employés. Toutefois, de plus en plus d’employeurs sont … (+)
Pour aider à créer une culture de travail avec des communications internes plus efficaces, voici une liste des raisons pour lesquelles vos employés pourraient ne pas lire ou répondre à vos e-mails.
1. Surcharge d’informations
Des études antérieures menées par le McKinsey Global Institute et l’Information Overload Research Institute conviennent que le travailleur moyen passe non seulement trop de temps à gérer ses e-mails, mais que les interruptions de courrier électronique peuvent rendre difficile le retour aux tâches précédentes.
Il a également été rapporté que lorsqu’un employé est interrompu par une notification par courrier électronique, il lui faut en moyenne 25 minutes pour reprendre sa tâche initiale. Cela a souvent pour conséquence un retard dans la prise de décision importante, voire un silence total en ligne.
Pour éviter cela, vous voulez vous assurer que chaque communication envoyée est claire, pertinente et concise. Il est également essentiel que les employés soient encouragés à limiter les outils et plateformes de communication inutiles pendant les heures de bureau afin d’éviter toute distraction supplémentaire.
2. Flux de travail inefficace
L’augmentation du bruit numérique dans l’environnement commercial actuel, en évolution rapide, met à l’épreuve l’efficacité des flux de travail. Les employés sont tenus d’assumer leurs responsabilités quotidiennes en matière de flux de travail, notamment la gestion et la maintenance continues des distractions et des notifications numériques.
En conséquence, non seulement les e-mails et autres communications internes sont manqués ou mis de côté et oubliés, mais les entreprises voient également l’efficacité globale du flux de travail en souffrir. Pour améliorer le flux de communication, pensez à aller au-delà du courrier électronique pour transformer vos communications avec les employés.
Selon SayHey Messenger, les applications de messagerie instantanée sécurisées et conformes constituent un moyen de rationaliser les communications quotidiennes, en particulier si vous travaillez auprès d’une génération plus jeune. SayHey exploite le phénomène connu sous le nom de « petite aversion pour les points rouges ». Ils associent l’augmentation des taux de réponse au fait que les employés sont plus enclins à traiter un problème dans les meilleurs délais lorsqu’ils voient une icône de notification rouge sur leur application mobile de messagerie instantanée.
RingCentral note également que les entreprises qui profitent des logiciels de gestion de projet et des méthodes de communication bilatérales telles que les visioconférences, le partage d’écran et la messagerie sont plus susceptibles de rester productives tout au long de leur journée de travail.
3. Mauvaise qualité de communication
En plus de garantir que les communications par courrier électronique que vous envoyez sont pertinentes pour les destinataires, il est également essentiel que la qualité de la communication soit claire et compréhensible.
Si vous constatez que les employés répondent avec plus de questions, ne mettent pas en œuvre de manière transparente de nouveaux processus ou procédures, ou si les taux d’ouverture des e-mails persistent, il se peut que la qualité de vos méthodes de communication puisse être améliorée.
Cela n’inclut pas seulement ce qui est écrit dans la ligne d’objet de l’e-mail pour attirer l’attention de l’employé ou les détails notés dans le corps de la correspondance. Il peut également s’agir de la qualité des outils de communication mis en place par votre entreprise, du fait qu’ils soient obsolètes ou qu’ils ne soient tout simplement pas adaptés à l’entreprise.
4. Mauvais timing de communication
Lorsqu’il s’agit de communications efficaces, le timing peut souvent être aussi important que le contenu lui-même. Tout comme un spécialiste du marketing a besoin de savoir quels jours et heures son public est susceptible de voir une newsletter par courrier électronique ou une publication sur les réseaux sociaux, les dirigeants doivent avoir une idée précise du meilleur moment pour envoyer des communications par courrier électronique à leurs employés.
Un excellent moyen d’y parvenir est d’avoir des attentes claires quant au moment où les employés doivent consulter leurs e-mails et autres communications internes. Plutôt que de supposer que les employés peuvent consulter leurs e-mails à tout moment de la journée, assurez-vous qu’ils lisent les e-mails de leur entreprise en début de journée. Ensuite, il est suggéré de vérifier les e-mails toutes les 45 minutes pour coïncider avec les pauses d’attention naturelles.
5. Des attentes politiques peu claires
Le fait est que seulement 60 % des employés savent ce que leurs managers attendent d’eux, laissant les 40 % restants dans l’ignorance, souvent en raison d’une mauvaise communication.
C’est particulièrement le cas lorsque les responsables fournissent des politiques et d’autres mises à jour importantes par courrier électronique. Tout le monde n’ouvrira pas l’e-mail ou ne lira pas le contenu dans son intégralité, et encore moins se concentrera immédiatement sur la mise en œuvre des changements dans son flux de travail quotidien.
Pour éviter cela, il peut être plus efficace d’organiser une brève réunion en personne ou à distance pour passer en revue les nouvelles mises à jour ou modifications, ainsi que les attentes de la direction. Fournissez ensuite un e-mail supplémentaire que les employés pourront enregistrer et consulter ultérieurement.
6. Culture de travail peu attrayante
Si votre entreprise dispose d’un environnement de travail exclusivement à distance, il peut être difficile de maintenir l’engagement des employés et de créer une culture de travail solide. Avoir une culture d’entreprise accueillante ne consiste pas simplement à maintenir l’engagement des employés, à mettre en œuvre des initiatives DEI ou à offrir des incitations amusantes pour leur travail acharné. La mise en place de méthodes de communication efficaces et simples est essentielle pour maintenir le lien entre les employés et les dirigeants.
Lorsqu’une entreprise dispose de mauvaises méthodes de communication, cela entraîne une plus grande imprévisibilité et instabilité au sein de l’environnement de travail. En conséquence, les employés commencent à se sentir mal à l’aise tout au long de leur journée de travail et deviennent progressivement de plus en plus désengagés et improductifs.
Comment améliorer les taux d’ouverture des e-mails parmi les employés
Maintenant que vous avez déterminé pourquoi vos employés ne répondent pas (ou n’ouvrent pas) les e-mails, que pouvez-vous faire pour vous assurer que vos messages sont non seulement vus, mais également lus par chaque destinataire ?
Avant tout, assurez-vous que chaque communication envoyée est essentielle pour le destinataire et comporte un titre accrocheur. La surcommunication ne fait qu’ajouter au bruit numérique et aux distractions que reçoivent les employés, c’est pourquoi n’envoyez les informations qu’aux parties concernées et uniquement les informations nécessaires.
Assurez-vous également que votre entreprise dispose de la méthode de communication multicanal la plus efficace – cela garantit que les communications importantes et urgentes ne sont pas manquées, tandis que les discussions générales peuvent être rapidement revues sans trop de distraction. Envisagez également l’utilisation d’une application mobile qui permet les notifications push, l’engagement des pairs et le contenu interactif.