Votre signature électronique professionnelle fait office de carte de visite numérique. Il est conçu pour donner un bref aperçu de qui vous êtes, de ce que vous faites et de la manière dont le destinataire peut vous contacter.
Si vous démarrez un nouvel emploi, l’une des premières choses à faire est de configurer votre signature électronique. De même, si vous occupez un nouveau rôle ou si vous n’avez pas examiné le vôtre depuis un certain temps, il est peut-être temps de procéder à une mise à jour. Le processus de base de création d’une signature électronique par défaut dans Microsoft Outlook ou Gmail est assez simple. Cependant, il est important d’inclure les bonnes informations pour faire une impression positive et donner un aspect professionnel à vos e-mails. Si vous ne savez pas vraiment comment créer la meilleure signature électronique pour vous-même, nous avons présenté les éléments clés d’une bonne signature électronique et vous avons fourni quelques exemples à suivre.
Ce qu’il faut inclure dans votre signature électronique professionnelle
Une signature électronique efficace comprendra les informations clés que vous souhaitez que les autres connaissent sur vous et votre entreprise dans un format condensé. Les signatures électroniques doivent fournir un bref aperçu de qui vous êtes et comment vous joindre.
Avant de commencer à parcourir ces composants clés et à créer votre propre signature électronique, c’est une bonne idée de prendre un moment pour vérifier si votre entreprise dispose d’un modèle défini ou d’éléments spécifiques que vous devez inclure.
Votre nom
Bien sûr, vous souhaiterez signer vos e-mails. Écrivez votre nom comme vous souhaitez qu’on s’adresse à vous. Si vous utilisez un surnom au travail, n’hésitez pas à l’indiquer dans votre signature électronique si c’est ainsi que vous souhaitez que vos collègues, fournisseurs et clients s’adressent à vous. Cependant, assurez-vous d’écrire un nom complet (prénom et nom) plutôt que simplement votre prénom ou votre surnom préféré.
Certifications ou diplômes
Si vous souhaitez ajouter une certification ou un diplôme après votre nom dans votre signature électronique, n’hésitez pas à le faire. Écrivez votre nom, puis une virgule, puis l’acronyme représentant votre identifiant.
N’oubliez pas qu’il ne doit s’agir que d’un bref ajout à votre signature pour informer le destinataire de toute certification ou qualification importante que vous détenez. Il n’est pas nécessaire d’ajouter votre spécialisation ou des détails lors de l’ajout de votre diplôme.
Cela n’est généralement fait que pour les diplômes d’études supérieures pertinents tels que les diplômes JD, PhD, PsyD, MA ou MSc. Vous n’aurez généralement pas besoin d’ajouter un BA, BS ou AA à votre signature. Pour les autres titres de compétences ou certifications, incluez la ou les certifications les plus pertinentes pour votre domaine, telles que celles accordées par des organismes de délivrance de licences ou des organisations professionnelles très respectées.
Vos pronoms préférés
Dans de nombreux secteurs et lieux de travail, l’ajout de vos pronoms à votre signature électronique devient de plus en plus populaire. N’hésitez pas à les ajouter si vous le souhaitez. L’ajout de pronoms à votre signature électronique peut être un excellent moyen de promouvoir l’inclusivité pour les professionnels trans ou non binaires. Cela peut également être utile si vous avez un nom non sexiste et que vous n’aimez pas être adressé avec un mauvais titre honorifique dans les e-mails (c’est-à-dire être appelé « M. » au lieu de « Mme/Mme » ou vice versa). Cela étant dit, vous n’avez pas besoin d’inclure ce composant si vous ne vous sentez pas à l’aise de le faire.
Votre titre
Vous souhaiterez généralement indiquer le titre de votre poste. Si vous créez une signature pour le courrier électronique de votre entreprise, vous souhaiterez généralement vous en tenir à l’intitulé officiel de votre poste. Si vous créez une signature électronique professionnelle pour un projet parallèle, une nouvelle entreprise ou une activité indépendante, vous disposez d’un peu plus de latitude pour choisir un titre pour vous-même. Assurez-vous simplement de choisir quelque chose de clair et qui reflète fidèlement votre travail et votre expertise.
Votre entreprise
Indiquez où vous travaillez. Certaines entreprises ont des demandes spécifiques, telles que lier le nom de l’entreprise au site Web de l’entreprise, utiliser le logo de l’entreprise dans votre signature ou inclure des liens vers les profils de réseaux sociaux de l’entreprise dans votre signature. C’est toujours une bonne idée de demander à votre responsable ou de vous référer aux signatures électroniques des autres membres de l’équipe pour vérifier si vous devez faire quelque chose de spécial lorsque vous représentez l’entreprise dans votre signature électronique.
Coordonnées
De nombreuses signatures électroniques incluent des informations de contact supplémentaires, telles qu’un numéro de téléphone où vous pouvez être contacté. Vous pouvez omettre le numéro de téléphone si vous ne souhaitez pas être appelé et souhaitez simplement que les destinataires vous contactent à l’adresse e-mail à partir de laquelle vous leur envoyez un message.
Si vous travaillez dans un secteur qui utilise encore régulièrement les fax, comme le droit ou la médecine, ajoutez également votre numéro de fax si vous le souhaitez. N’hésitez pas à ajouter toute autre information comme votre fuseau horaire, votre adresse postale ou vos préférences de communication qui aidera les gens à vous contacter.
Liens vers les réseaux sociaux
Il est de plus en plus courant d’inclure des liens vers des réseaux sociaux sous les informations de contact dans une signature électronique professionnelle comme autre moyen de rester en contact. Vous voudrez vérifier s’il existe une politique d’entreprise indiquant si ces liens doivent renvoyer vers des pages d’entreprise ou vers vos pages personnelles. De nombreuses personnes utilisent des icônes de réseaux sociaux avec des hyperliens plutôt que d’écrire chaque plateforme pour une option condensée mais accrocheuse.
Images facultatives
Certaines personnes formatent le design de leur signature électronique avec une image telle qu’un logo d’entreprise ou une photo professionnelle. L’ajout d’une photo peut ajouter une touche personnelle et aider le destinataire de l’e-mail à avoir une vision claire de la personne à qui il parle.
Dans de nombreux cas, cela ne sera pas nécessaire. Cependant, si vous travaillez dans un domaine comme la vente immobilière, où vous envoyez des messages électroniques pour nouer des relations et que vous souhaitez que le destinataire puisse voir à qui il parle, cela peut être un excellent ajout.
Un appel à l’action
Dans de nombreux rôles et secteurs, vous pouvez simplement vous en tenir à une signature électronique de base. Cependant, certains rôles peuvent bénéficier de l’ajout d’un appel à l’action (CTA) à leur signature. Si vous êtes dans le domaine de la vente et que vous envoyez fréquemment des e-mails à un grand nombre de prospects, vous souhaiterez peut-être ajouter une courte ligne de texte les encourageant à planifier un rendez-vous avec vous. Vous pouvez les diriger vers un lien hypertexte d’une plateforme de planification comme Calendly où ils peuvent planifier eux-mêmes une réunion rapide.
De même, un graphiste ou un monteur vidéo peut avoir un CTA invitant le destinataire à consulter son portfolio en ligne pour des exemples de son travail. Si votre signature sera jointe à des campagnes de marketing par e-mail, vous souhaiterez les diriger vers votre site Web ou vers un endroit où ils pourront en savoir plus sur votre produit.
Avis de non-responsabilité par courrier électronique
Des clauses de non-responsabilité par courrier électronique ou des clauses de non-responsabilité peuvent être ajoutées à la fin de votre signature électronique si vous le souhaitez. Ceci est généralement utilisé lors de l’envoi d’informations confidentielles par courrier électronique. Ils notent généralement que l’e-mail peut contenir des informations confidentielles et demandent que l’e-mail ne soit pas partagé. Certaines entreprises incluent également des clauses de non-responsabilité en matière de confidentialité dans leurs signatures électroniques, en particulier si elles envoient des e-mails à des prospects ou à des clients en Europe et sont liées par les Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Comment signer vos e-mails
La signature de votre courrier électronique peut ou non être quelque chose que vous incluez dans votre modèle de signature électronique professionnelle, mais dans tous les cas, elle est importante. Votre signature est la manière dont vous clôturez vos messages électroniques et passez à votre signature. En règle générale, les e-mails plus formels sont signés par des phrases telles que « Meilleures salutations ».
Des approbations moins traditionnelles peuvent être une façon amusante de changer les choses et de laisser une impression positive et durable. Pensez aux expressions qui correspondent à la culture de votre entreprise, aux produits ou services qu’elle vend et à votre marque personnelle.
Exemples de signatures d’e-mails professionnels
Utilisez les exemples ci-dessous comme modèles de signature électronique professionnels ou essayez un générateur de signature électronique gratuit comme WiseStamp pour créer votre nouvelle signature électronique.
Exemple de signature électronique professionnelle de base
Si vous souhaitez que votre signature électronique soit courte et claire, vous pouvez simplement lister des informations de base telles que votre nom, votre fonction, votre entreprise et votre numéro de téléphone.
Il ressemblera à ceci:
John Smith
Commis administratif, The Office Company
Téléphone : 1-800-123-4567
Pour créer le vôtre, suivez ce modèle de signature électronique :
(Nom)
(Titre du poste), (Nom de l’entreprise)
(Numéro de téléphone ou email)
Signature d’e-mail de travail avec exemple de marque d’entreprise
Kaylyn Mckenna
Rédacteur collaborateur, Business Management Daily
Businessmanagementdaily.com
Connectez-vous avec nous sur LinkedIn
Pour créer le vôtre, suivez ce modèle de signature électronique :
(logo) (Nom)
(Titre du poste), (Nom de l’entreprise)
(Site Web d’entreprise)
(CTA : suivez-nous sur les réseaux sociaux, consultez le blog de l’entreprise, apprenez-en plus sur le produit de l’entreprise, etc.)
(logo d’entreprise)
Notez que la ligne du site Web de l’entreprise peut être omise si vous choisissez de créer un lien hypertexte vers le nom de l’entreprise. Le logo peut également être positionné à gauche de la signature électronique complète si vous préférez le logo à côté plutôt que sous la signature.
Exemple de signature électronique de travail de vente
Comme indiqué ci-dessus, vous souhaiterez ajouter un CTA pour augmenter les conversions lors de l’envoi d’e-mails de vente et vous souhaiterez peut-être également ajouter un lien vers un outil de planification si vous espérez réserver des démos ou des appels commerciaux d’introduction avec ces e-mails.
Voici un exemple de ce à quoi cela peut ressembler :
Jessica Brown, spécialiste des ventes
Meilleure entreprise de logiciels
800-123-4567
jessica@bsc.com
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Pour créer le vôtre, suivez ce modèle de signature électronique :
(Nom), (Titre du poste)
(Nom de l’entreprise)
(Numéro de téléphone)
(Adresse e-mail)
(CTA)
Signature de travail avec exemple de clause de non-responsabilité
Voici un exemple à utiliser si vous souhaitez ajouter une clause de non-responsabilité à votre signature électronique au travail :
David Smith
Chef de produit, Design Corp.
800-123-4567
dave@designcorp.com
Le contenu de cet e-mail est destiné à la personne ou à l’entité à laquelle il est adressé. Veuillez ne pas transférer, partager ou dupliquer cet e-mail. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez contacter l’expéditeur rapidement et supprimer le message.
Pour créer le vôtre, suivez ce modèle de signature électronique :
(Nom)
(Titre du poste), (Nom de l’entreprise)
(Numéro de téléphone)
(Adresse e-mail)
Le contenu de cet e-mail est destiné à la personne ou à l’entité à laquelle il est adressé. Veuillez ne pas transférer, partager ou dupliquer cet e-mail. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez contacter l’expéditeur rapidement et supprimer le message.
Exemple de signature d’e-mail professionnel avec adresse et heures d’ouverture
Dans certains domaines ou professions, il est judicieux de fournir plus de détails sur vos coordonnées. Si votre bureau reçoit des fax, ajoutez votre numéro de fax en plus de votre numéro de téléphone. Certaines personnes aiment ajouter leurs heures de travail, leur fuseau horaire ou les heures d’ouverture de l’entreprise afin que les gens sachent quand les contacter.
Il peut également être utile d’ajouter votre adresse professionnelle dans votre signature électronique si les destinataires de l’e-mail sont susceptibles de vouloir vous envoyer quelque chose ou de passer nous voir. Un propriétaire de restaurant souhaitera peut-être inclure son adresse afin que les clients et les livreurs puissent facilement la référencer lorsque vous leur envoyez un e-mail.
Voici un exemple de ce à quoi cela ressemblerait :
David Smith
Propriétaire, Pizzeria DiMaggio
123, rue Main, New York, NY 10000
1-800-123-4567
Ouvert : 10h-23h tous les jours
N’hésitez pas à personnaliser le modèle ci-dessous en fonction de vos besoins uniques, par exemple en ajoutant une boîte postale ou un numéro de fax à la place de l’adresse physique de l’entreprise.
(Nom)
(Titre du poste), (Nom de l’entreprise)
(Adresse)
(Numéro de téléphone)
(Heures de travail)